Как пишется деловое письмо на английском языке

Английский для моряков

1. Штамп судна или компании

Штамп судна или компании обычно напеча­тан типографским способом. Он может содержать наименование судна, пароходства, компании и ее адрес, род деятельности, телеграфный адрес, телекс, телефоны.

2. Дата

Дата может обозначаться различными спо­собами. Наиболее распространенный способ обозначения даты в заголовке письма: November 17, 2014 или November 17th, 2014, или Nov. 17, 2014. Буква «г.» после года, как это принято в русском языке, не пишется.

Число отделяется от года запятой, точка по­сле обозначения года не обязательна. Такая дата читается: November the seventeenth, twenty-fourteen. Слово «year (год)» не произносится. Этот способ обозначения даты рас­пространен в США, Канаде, Японии.

Другой способ обозначения даты в заголовке:

17th November, 2014 или 17 November, 2014 или 17 Nov., 2014

Месяц отделяется от года запятой. Если месяц пишется сокращенно, то после него ставится точ­ка, а затем запятая. Такая дата читается: The seventeenth of November, twenty-fourteen.

Этот способ предпочитается в Англии и дру­гих европейских странах.

В указанных способах даты являются порядковыми числительными с соответствующими окончаниями:

1st, 2nd, 3rd, 4th, 5th, 21st, 22nd, 23rd, 24th. Вместо названия месяца изредка могут быть слова: in­stant (inst.) – текущего месяца, ultimo (ult.) – про­шлого месяца, proximo (ргох.) – следующего месяца.

В настоящее время в документах часто приме­няется цифровое обозначение даты: 17/11/14 (день, месяц, две последние цифры года). Однако в США, Канаде, Японии и некоторых других странах цифро­вые даты обозначаются в другом порядке: вначале пишется месяц, затем день и год: 11/17/14 или год, месяц и день: 14/11/17.

Даты со временем пишут так:

11/17/14 0645 HRS или 14/11/17 0645 HRS (17-го ноября 2014 года в 06 часов 45 минут), где HRS – сокращенное обозначение слова «часов» (hours).

С учетом вышеизложенного следует остере­гаться путаницы в датах.

3. Наименование или имя и адрес получателя письма (адресата).

Если в наименовании фирмы-получа­теля имеются собственные имена, то перед наиме­нованием такой фирмы ставится слово Messrs. (господа), являющееся сокращением французского слова Messieurs. После слова Messrs, ставится точка. Например: Messrs. Watson & Co., Ship Agents (Господа Уатсон и Компания, судовые агенты).

Перед названием организаций и фирм, не со­держащих собственных имен, слово Messrs. не пи­шется, а ставятся предлог «to» и определенный артикль «the». Например: То the Harbour Master (Капитану порта).

Когда письмо адресуется отдельному лицу – муж­чине, то перед его фамилией ставится слово Mr. (сокращение слова Mister – господин). Перед фамилией лица следует указать его имя или инициалы.

При адресовании писем замужним женщинам употребляется слово Mrs. (госпожа), по­сле которого следует имя (или первая буква име­ни с точкой) и фамилия.

При адресовании писем к незамужней женщине употребляется слово Miss с именем и фамилией.

В английском языке имена или инициалы нико­гда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.

Слова Mr., Mrs. никогда полностью не пишут­ся и без фамилии и имени не употребляются.

В адресе сначала на отдельной строке пишет­ся:

  • наименование организации или имя (инициалы) и фамилия адресата;
  • ниже, на следующей строке, номер дома и название или номер улицы; затем или ниже, номер комнаты (room) или номер блока комнат (suite);
  • ниже, на сле­дующей строке, название города, штата (графства, провинции) и код почтового отделения.

Если письмо идет за границу, ниже указыва­ется страна.

Слова Street, Place, Avenue и т. п. пишутся с прописной буквы.

После наименования организации или фамилии получателя ставится запятая. Запятая также ставится после названия улицы и перед обозначением штата (поч­тового отделения). Между номером дома и названием улицы (площади, квартала) запятая не обя­зательна. Например:

William, Dimond & Со.,
50 California Street,
Suite 660,
San Francisco,
California  94111
Уильям, Даймонд и Компания,
Калифорния Стрит, д. 50,
офис 660,
г. Сан-Франциско,
штат Калифорния, почт. код 94111
Universal Shipping Agencies, Inc.,
2201 Market Street, Room 605,
Galveston,
Texas 77550,
USA
Юниверсал Шиппинг Эйдженсиз, Инк.,
Маркет Стрит, д. 2201, комната 605,
г. Галвестон,
штат Техас, почт. код 77550,
США

4. Указание получателя

Указание на лицо, которое, по желанию от­правителя, должно прочесть данное письмо, или отдел учреждения (фирмы), в который следует на­править письмо, должно делаться через 1-2 строки ниже адреса: Attn: Mr. (фамилия), или For the attention of Mr. (фамилия), или Attention of Mr. (фамилия), или Attention: Liner Department, Claim Division.

После слова Attention ставится двоеточие, если после него нет предлога of.

5. Вступительное обращение

Вступительное обращение Dear Sirs (Уважаемые господа), либо, при обращении к одному лицу, Dear Sir (Уважаемый господин) или Sir (просто обращение: Сэр) яв­ляется официальной формой вежливого обращения к мужчинам. Dear Madam (Уважаемая мадам) – к женщинам и девушкам.

После обращения Dear Sirs, Dear Sir, Dear Madam всегда ставится запятая, а не восклицательный знак! В США принято писать вступительное обращение Gentlemen: (Джентльмены) и ставить после него двоеточие. Но не пишется Dear Gentleman (Уважаемый джентльмен)!

При обращении к капитану судна принято об­ращение Dear Sir: после которого ставится двое­точие, или Dear Captain, после которого ставит­ся запятая.

Вступительное обращение не пишется в текстах деклараций, актов, заявлений, сертификатов и т. п.

В неофициальных письмах или письмах, адре­суемых хорошо знакомым людям, вступительное обращение Sir, Madam заменяется фамилией адресата с предшествующим Mr. – для мужчин, Mrs. – для женщин, Miss – для незамужних женщин. Допуска­ется добавление перед фамилией имени или первой буквы имени с точкой.

Уважаемый мистер Уайт! – Dear Mr. White,
Уважаемая миссис Браун! – Dear Mrs. Brown,
Уважаемая мисс Джоунз! – Dear Miss Jones,

6. Указание на содержание письма

Указание на содержание письма помещают между вступительным обращением и текстом пись­ма. Указание на содержание письма выделяют для того, чтобы легче и быстрее при разборке почты адресатом направить письмо в соответствующий отдел.

Например:

Каcательно: Ваша претензия по недостаче на т/х … Re: Your claim for the shortage m/v … 
Содержание: Претензия по недостаче на т/х … Sub: Claim for shortage m/v …

После слов Re: (сокращенно от Regarding) и Sub: (сокращенно от Subject) всегда ставится двое­точие.

7. Основной текст письма

Основной текст письма пишется в виде от­дельных абзацев, связанных между собой логиче­ской последовательностью. Каждый абзац начина­ется с прописной буквы с отступом от края строки в 5 знаков. Зачастую, абзацы разделяются пустой строкой. Второй и все последующие абзацы должны начи­наться строго под первым.

В деловых письмах следует писать с заглавной буквы:

а) имена, фамилии, названия фирм или орга­низаций, названия отделов, за исключением предлогов, артиклей и союзов: The Black Sea Shipping Co., Odessa, Ukraine;

б) существительные и прилагательные, обо­значающие государственную и национальную при­надлежность: Russian, French;

в) названия республик, штатов, городов, дорог, причалов, районов, зданий, гостиниц, этажей, квартир, комнат:

Universal Shipping Agencies, Inc.,
10202 East Freeway, Suite 210,
Houston, Texas 77029,
U.S.A

г) все слова, обозначающие занимаемые должности: Master, Captain, Chief Mate, President;

д) названия месяцев и дней недели, в том числе сокращенные: March, Monday, Tu., Sa;

e) названия грузов, товаров, торговых ма­рок и некоторых грузовых документов:
Wheat, Coal, Bill of Lading, Cargo Plan;

ж) сокращения Mr.. Mrs., Messrs., а также слова вступительных обращений Dear Sirs, Gen­tlemen:, Dear Madam и т. п.;

з) первое слово в прощании: Yours faithfully, Yours truly.

8. Прощание

Обычное прощание дело­вого письма

  • официальное: С уважением – Yours faithfully, / Faithfully yours,
  • менее официальное: Преданный Вам – Yours truly, / Yours very tru­ly, / Truly yours,
  • неофициальное: Искренне Ваш – Yours sincerely, / Yours very sincerely,

Американские   варианты  прощания

  • строго официальное: С уважением, … – Respectfully, … / Yours respect­fully, … / Respectfully yours, … / Very respectfully, …
  • официальное: Преданный Вам, … – Yours truly, … / Yours very truly, … / Very truly yours, …
  • менее официальное: Искренне Ваш – Sincerely, … / Very Sincerely, … / Yours Sincerely, … / Sincerely yours, …
  • неофициальное: Искренне Ваш – Cordially, … / Yours Cordially, … / Cordially yours, … / Most sincerely, …

Иногда прощанию могут предшествовать обороты:

Мы остаемся … – We are … / We remain …

Например:

Thanking you for assistance, we remain Yours truly,
(подпись)
(имя или инициалы, фамилия)
Благодарим Вас за помощь, преданный Вам,
(подпись)
(имя или инициалы, фамилия)
Awaiting your instructions, we are Yours faithfully,
(подпись)
(имя или инициалы, фамилия)
Ждем Ваших распоряжений, с уважением,
(подпись)
(имя или инициалы, фамилия)

После прощания всегда ста­вится запятая, отделяющая прощание от подписи.

9. Подпись и фамилия

Подпись и фамилия с указанием должности лица, подписавшего письмо, помещаются под прощанием.

Иногда вместо фамилии с указанием должно­сти после прощания пишется:

  • За и от имени / за и по поручению … – For and on behalf of …
  • По доверенности – per pro (сокращенно: p. p.)
  • Подписано – signed (сокращенно: sgn.)

Например:

Yours faithfully, for and on behalf of
Black Sea Shipping Co.
С уважением, за и по поручению,
Черноморское морское пароходство

10. Указание на приложения и копии

Указание на приложения и копии делается ниже подписи: в нижнем левом углу письма пишется слово Enclosure – приложение или Enclosures – приложения, чаще пишется сокращенно – Encl. или Encls. Если имеются два приложения и более, то указывается их число:

3 Enclosures или 3 Encls. – 3 приложения.

В указании на приложение рекомендуется пе­речислять прилагаемые материалы, особенно ко­гда это важные или ценные документы. В названи­ях материалов и документов все слова, кроме предлогов, пишутся с прописной буквы, артикли обычно опускаются.

Например:

3 Encls.
Notice of Readiness
Statement of Facts
Cargo Plan.

Если делается указание на копии, отправ­ляемые в другие адреса, оно помещается под ука­занием на приложение или вместо него. Пишется Carbon Copy (сокращенно: c.c.).

Например:

2 Encls.
Notice of Readiness
Statement of Facts

с.с. – Black Sea Shipping Co., Odessa; Morflot, London (т.е. копии направлены в Черноморское морское пароходство, Одесса и в Морфлот, Лондон).

***********************

Перейти в раздел Примеры/образцы деловых писем на английском языке с переводом

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *